Завідувач канцелярією

Published by Jurist on Пнд, 01/05/2009 - 22:55

 
 
ЗАТВЕРДЖУЮ
 
 
 
(найменування підприємства, організації, установи)
 
(керівник підприємства, організації, установи)
 
 
 
 
 
 
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
 
 
 
 
00.00.0000
№ 00
 
(підпис)
 
(П.І.Б.)
Структурний підрозділ: 
Канцелярія
 
 
Посада:
Завідувач канцелярією
 
 
 
 
 
 
 
00.00.0000 
 
 
 
 
 
 
 
 
1. Загальні положення
Дана посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність завідувача канцелярією.
Завідувач канцелярією відноситься до категорії керівників.
Завідувач канцелярією призначається на посаду і звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом директора підприємства.
Посадове підпорядкування:
1.4.1
Пряме підпорядкування
директору підприємства
1.4.2.
Додаткове підпорядкування
−
1.4.3
Віддає розпорядження
працівникам канцелярії
1.4.4
Працівника заміщає
заступник
1.4.5
Працівник заміщає
−
 
 
2. Кваліфікаційні вимоги до завідувача канцелярією:
2.1.
Освіта*
середня професійна
2.2.
Досвід роботи
без пред'явлення вимог до стажу роботи
2.3.
Знання
Постанови, розпорядження, накази, інші керівні і нормативні документи вищестоящих і інших органів, що стосуються організації діловодства.
Єдину державну систему діловодства.
Стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядницької документації.
Структуру організації.
Організацію діловодства в організації
Схеми документообігу.
Порядок складання номенклатури справ, описів справ постійного і тимчасового збереження, встановленої звітності.
Терміни і порядок здачі справ в архів.
Системи організації контролю за виконанням документів.
Оргтехніку й інші засоби механізації управлінської праці.
Основи економіки, організації виробництва, праці і керування.
Законодавство про працю й охорону праці України.
Правила внутрішнього трудового розпорядку.
Правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії і протипожежного захисту.
2.4.
Навички
−
2.5.
Додаткові вимоги
−
* початкова професійна освіта і стаж роботи по профілю не менш 3 років.
 
3. Документи, які регламентують діяльність завідувача канцелярією
3.1 Зовнішні документи:
Законодавчі і нормативні акти стосовно роботи, що виконується.
3.2 Внутрішні документи:
Статут підприємства, Накази і розпорядження директора підприємства; Положення про канцелярію підприємства, Посадова інструкція завідувача канцелярією, Інструкція з діловодства і роботи архіву, Правила внутрішнього трудового розпорядку.
 
 
4. Посадові обов'язки завідувача канцелярією
Завідувач канцелярією:
4.1. Організує роботу канцелярії.
4.2. Забезпечує своєчасну обробку кореспонденції, що надходить та відправляється, її доставку по призначенню.
4.3. Здійснює контроль за термінами виконання документів і їх правильним оформленням.
4.4. Організує роботу з реєстрації, обліку, збереженню і передачі у відповідні структурні підрозділи документів поточного діловодства, у тому числі наказів і розпоряджень керівництва, по формуванню справ і їх здачі на збереження.
4.5. Розробляє інструкції з ведення діловодства в організації й організує їхнє впровадження.
4.6. Вживає заходи по забезпеченню працівників служби діловодства необхідними інструктивними і довідковими матеріалами, а також інвентарем, устаткуванням, оргтехнікою, технічними засобами управлінської праці.
4.7. Здійснює методичне керівництво діловодством у підрозділах організації, контроль за правильним формуванням, збереженням і своєчасною здачею справ в архів, підготовку довідок про дотримання термінів виконання документів.
4.8. Забезпечує друкування і розмноження службових документів.
4.9. Бере участь у підготовці нарад, що скликає керівництво і організує їхнє технічне обслуговування, оформленні командировочних документів, реєстрації працівників, що прибувають у відрядження в організацію.
4.10. Забезпечує відповідний режим доступу до документів і використання інформації, що міститься в них.
4.11. Бере участь у розробці і впровадженні нових технологічних процесів роботи з документами, удосконалюванні автоматизованих інформаційних систем і технологій (з урахуванням застосування засобів обчислювальної техніки).
4.12. Розробляє й організовує проведення заходів щодо поліпшення діяльності канцелярії.
4.13. Проводить роботу із захисту інформації, що складає державну, комерційну і службову таємницю.
 
 
5. Права завідувача канцелярією
Завідувач канцелярією має право:
5.1. Діяти від імені відділу, представляти інтереси підприємства у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами підприємства, організаціями й органами державної влади.
5.2. Здійснювати взаємодії з керівниками (співробітниками) усіх (окремих) структурних підрозділів підприємства.
5.3. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються діяльності очоленого ним структурного підрозділу.
5.4. Вносити на розгляд керівництва пропозиції по поліпшенню діяльності підприємства і очоленого ним структурного підрозділу зокрема.
5.5. Брати участь у підготовці проектів наказів, інструкцій, указівок, а також кошторисів, договорів і інших документів, зв'язаних з діяльністю структурного підрозділу.
5.6. У межах своєї компетенції підписувати і візувати документи.
5.7. Самостійно вести листування зі структурними підрозділами підприємства, а також іншими організаціями з питань, що входять у його компетенцію.
5.8. Подавати пропозиції директору підприємства про залучення до матеріальної і дисциплінарної відповідальності посадових осіб очоленого ним структурного підрозділу за результатами перевірок.
 
 
6. Відповідальність завідувача канцелярією
Завідувач канцелярією несе відповідальність:
6.1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією, - у межах, визначених чинним трудовим законодавством України.
6.2. За правопорушення, здійснені в процесі виконання своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним і цивільним законодавством України.
6.3. За причинені матеріальні втрати - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством України.
 
7. Умови роботи завідувача канцелярією
Режим роботи завідувача канцелярією визначається згідно з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, встановленими на підприємстві.
 
8. Умови оплати праці завідувача канцелярією
Умови оплати праці завідувача канцелярією визначаються згідно з Положенням про оплату праці персоналу.
 
9    Кінцеві положення
 Дана Посадова інструкція складена в двох екземплярах, один із яких зберігається у Підприємства, інший — у працівника.
 Задачі, Обов'язки, Права і Відповідальність можуть бути уточнені відповідно до зміни Структури, Задач і Функцій структурного підрозділу і робочого місця.
 Зміни і доповнення до даної Посадової інструкції вносяться наказом генерального директора підприємства.
 
 
Керівник структурного підрозділу
 
 
 
(підпис)
(прізвище, ініціали)
УЗГОДЖЕНО:
 
Начальник юридичного відділу
 
 
 
 
(підпис)
(прізвище, ініціали)
 
 
 
 
00.00.0000
 
 
 
 
 
З інструкцією ознайомлений:
 
 
 
(підпис)
(прізвище, ініціали)
 
00.00.00