8.  Підприємство відшкодовує витрати відрядженим праців¬никам на наймання житлового приміщення у розмірі фактичних витрат з урахуванням побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користу¬вання холодильником, телевізором, але також за наявності під¬твердних документів (в оригіналі).
Працівникові, відрядженому в межах України, відшкодовується плата за бронювання місця в готелях у розмірі не більш як 50 від¬сотків його вартості за одну добу, згідно з поданими підтвердни¬ми документами в оригіналі. Відшкодовуються витрати на найман-ня житлового приміщення за час вимушеної зупинки в дорозі, у разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника (від¬шкодовуються на загальних підставах, крім випадків, коли він перебуває на стаціонарному лікуванні). Тимчасова непрацездат-ність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров'я повернутися до місця постійного проживання, так само як вимушена зупинка в дорозі, повинні бути засвідчені в установ¬леному порядку.
9.  Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодо¬вуються у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, вод¬ним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням про¬їзних квитків і користуванням постільними речами у поїздах, та
страхових платежів на транспорті. Постановою Кабінету Мініст¬рів України № 959 від 14 серпня 1996 р. затверджено Положення про обов'язкове особисте страхування від нещасних випадків на транспорті, яким визначається порядок здійснення такого стра-хування пасажирів залізничного, морського, внутрішнього водно¬го, автомобільного і електротранспорту, крім внутрішнього місь¬кого, під час поїздки або перебування на вокзалі, в порту, на стан¬ції, пристані. Обов'язкове особисте страхування не поширюється на пасажирів: морського і внутрішнього водного транспорту на прогулянкових лініях; внутрішнього водного транспорту внутріш-ньоміського сполучення і переправ; автомобільного і електротра¬нспорту на міських маршрутах. Пасажири вважаються застрахо¬ваними з моменту оголошення посадки в морське або річкове су¬дно, поїзд, автобус або інший транспортний засіб до моменту завершення поїздки. Страховий платіж по обов'язковому особис¬тому страхуванню утримується з пасажира транспортною органі-зацією, яка має агентську угоду із страховиком, на лініях залізни¬чного, морського, внутрішнього водного, автомобільного та еле¬ктротранспорту на міжобласних і міжміських маршрутах у межах однієї області, Автономної Республіки Крим у розмірі до 2 відсо¬тків вартості проїзду, на маршрутах приміського сполучення до 5 відсотків вартості проїзду. Кожному застрахованому транспортна організація, що виступає агентом страховика, видає страховий поліс. При страхуванні пасажирів усіх видів транспорту міжнаро¬дних сполучень страховий платіж включається у вартість квитка і утримується з пасажира транспортною організацією у розмірі до 2 відсотків вартості проїзду. Пасажири, що мають право на безко¬штовний проїзд відповідно до чинного законодавства, підлягають обов'язковому особистому страхуванню без сплати страхового платежу і без отримання ними страхового полісу.
Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на про¬їзд транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населе¬ного пункту, де постійно працює відряджений, або до місця пе¬ребування у відрядженні. Витрати на проїзд відрядженого пра¬цівника в м'якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1— 4-ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1-ї і 2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу відшкодову¬ються в кожному окремому випадку з дозволу керівника підпри¬ємства, згідно з поданими проїзними документами. Передбача-ється, що адміністрація може запропонувати відрядженому пра¬цівникові вид транспорту, яким йому слід користуватися за наявності декількох видів транспорту, що зв'язує місце постійної роботи з місцем відрядження. У разі відсутності такої пропозиції працівник самостійно вирішує питання про вибір виду транспор¬ту. Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (згідно з підтвердними документа¬ми) відповідно до маршруту, погодженого з керівником. Витрати за користування таксі або оренду автотранспорту можуть бути відшкодовані лише з дозволу керівника підприємства і за наяв¬ності підтвердних документів.
У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі ви¬трати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються відповід¬но до діючих норм за кілометр пробігу та затвердженого марш¬руту. Відшкодовуються також інші витрати, пов'язані з техніч¬ним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.
Відрядженому працівникові понад установлені норми компен¬сації витрат у зв'язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та най¬мання житлового приміщення в дорозі, згідно з підтвердними документами в оригіналі.
З дозволу керівника підприємства працівникові можуть бути відшкодовані витрати у зв'язку з поверненням ним квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб, однак за наявності для цього поважних причин: рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо, а також за наявності докумен¬та, що підтверджує витрати.
10. Відрядженому працівникові за наявності підтвердних до¬кументів відшкодовуються витрати на побутові послуги, що на¬даються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків норм до-
бових витрат за всі дні проживання. Провадиться також відшко¬дування витрат на службові телефонні переговори в розмірах, погоджених з керівником.
При направленні працівника у службове відрядження за кор¬дон йому мають бути компенсовані витрати на оформлення за¬кордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), на комісійні (в разі обміну валютних коштів), обов'язкове страхування, інші докумен¬тально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та пере¬бування в місці відрядження, включаючи будь-які збори та подат¬ки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат. Відшкодовуються також «чайові», якщо вони включаються до рахунка згідно із законами країни перебування. Відшкодуван¬ня ж витрат на алкогольні напої, тютюнові вироби, видовищні заходи не дозволяється.
11. Керівник підприємства може встановлювати обмеження щодо сум та мети використання коштів, наданих на відрядження.
При відрядженні державних службовців та інших осіб, які від¬ряджаються підприємствами, що повністю або частково утриму¬ються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, установлю¬ються додаткові обмеження. Зокрема, витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості прожи¬вання в готелях або проїзних документів, оплачуються відрядже¬ними за рахунок добових. Відшкодування витрат вартості про¬живання понад установлені граничні норми та оплата витрат на перевезення понад 30 кілограмів багажу здійснюються згідно з підтвердними документами в оригіналі лише з дозволу керівни¬ка. Державним службовцям і працівникам зазначених підпри¬ємств, установ та організацій, які перебувають за кордоном три¬валий термін і отримують заробітну плату в іноземній валюті, та працівникам дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довготерміновому відрядженні та отримують ви¬плати в іноземній валюті, у разі відрядження в межах країни пе¬ребування добові витрати відшкодовуються у розмірі 80 відсотків норм добових витрат, визначених у Додатку до постанови Кабі¬нету Міністрів України № 663 від 23 квітня 1999 р. для даної країни. У разі відрядження у межах країни перебування термі¬ном на одну добу добові витрати відшкодовуються у розмірі 50 відсотків зазначених норм. Керівники підприємств, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, особисто вирішують питання щодо відшкодування ви¬трат на наймання житлових приміщень, що перевищують гранич-ні норми, встановлені відповідно до зазначеної постанови, та ви¬трат на проїзд у м'якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1—4-ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1-ї і 2-ї категорії, також повіт¬ряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу. Ви¬трати на харчування, вартість якого визначена і включена до ра¬хунків на оплату вартості проживання в готелях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим за рахунок добових. З доз¬волу керівника відрядженому працівникові можуть бути відшко¬довані фактичні витрати, що перевищують граничні норми від¬шкодування витрат на наймання житлового приміщення, на проїзд та службові телефонні переговори. При цьому зазначені витрати та витрати, визначені в третьому абзаці п. 1.8 розділу II Інструк¬ції про службові відрядження в межах України та за кордон, на¬лежать до компенсаційних, оскільки вони пов'язані з перебуван¬ням у місці відрядження і не включаються до сукупного оподат¬ковуваного доходу працівника. Постановою Кабінету Міністрів України № 1354 «Про невідкладні заходи стабілізації фінансово¬го ринку України» від 3 грудня 1997 р. з метою впорядкування службових відряджень як в межах України, так і за кордон, керів¬никам установ та організацій, що фінансуються за рахунок кош¬тів бюджету, доручено обмежити використання службового транс¬порту, в тому числі повітряного. Указані обмеження встановлю¬ються наказом (розпорядженням) керівника підприємства.
Взагалі ж, власник (або уповноважена ним особа) відповідно до пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону України «Про оподаткування при¬бутку підприємств» (в редакції 1997 року) може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження (відшкодування добових витрат, витрат на наймання жилого приміщення, на побутові послуги, транспорт¬ні та інші витрати). Зазначене має бути оформлене відповідним наказом (розпорядженням) по підприємству або визначено в на¬казі (розпорядженні) про відрядження.
12. Відрядження працівника має бути належним чином оформлене. Направлення працівників підприємств усіх форм
власності у відрядження в межах України здійснюється керів¬ником цього підприємства або його заступником і оформляєть¬ся наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призна¬чення, назви підприємства, куди відряджений працівник, стро¬ку й мети відрядження.
Керівники центральних і місцевих органів виконавчої влади направляються у службові відрядження за рішенням відповідних посадових осіб згідно з порядком, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України № 682 «Про впорядкування службо¬вих відряджень керівників органів державної виконавчої влади» від 27 червня 1996 р.
Підприємство, що відряджає працівника, здійснює реєстра¬цію особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі, форма якого встановлена згідно з додатком 1 до зазначеної вище Інструкції.
У межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання жит¬лового приміщення і добові, відрядженому працівникові перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс. Протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження працівник зобо-в'язаний подати авансовий звіт про витрачену у зв'язку з відряд¬женням суму. Разом з авансовим звітом подаються посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку, і доку¬менти в оригіналі про наймання житлового приміщення та про¬їзд (транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо). Витрати у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповід¬ними документами (крім добових витрат), працівникові не від¬шкодовуються.
13. Відрядження за кордон також здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затверджен¬ня завдання, в якому визначаються мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням пода¬ється його копія з перекладом), і кошторису витрат. Підприємс¬тво, що направляє працівника у відрядження за кордон, забезпе¬чує його коштами в національній валюті країни, куди відряджа¬ється працівник, або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати у розмірах, які обумовлені реальними потребами у країні перебування, з дотриманням вимог Національного банку України щодо вивезення іноземної валюти за кордон. Працівник має бути ознайомлений з довідкою-розрахун-ком на виданий йому аванс та з чинними положеннями про зві¬тування за його використання.
Граничні норми добових витрат, що встановлені в гривнях, перераховуються у долари США за прогнозним офіційним об¬мінним курсом національної валюти України до долара США на поточний рік. При авансуванні коштами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, перерахунок граничної норми, розрахованої в доларах США, у валюту країни відряджен¬ня, здійснюється за крос-курсом, розрахованим за встановленим Національним банком України офіційним обмінним валютним курсом національної валюти України до цих валют та долара США на день видачі авансу.
У разі виїзду у відрядження із зарубіжної країни до України відшкодування витрат на відрядження здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.
14. У випадках, коли працівник отримав аванс на відряджен¬ня за кордон і не виїхав, то він повинен протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс. Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний протягом трьох робочих днів подати авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти. Залишок коштів понад суму, використану згідно з авансовим звітом, підлягає поверненню пра¬цівником до каси підприємства в грошових одиницях, у яких було видано аванс, але не пізніше трьох робочих днів після повернен¬ня з відрядження; в разі застосування корпоративних пластико-вих карток міжнародних платіжних систем — не пізніше 10, а з дозволу керівника (за наявності поважних причин) — 20 робочих днів. У межах цих термінів керівник підприємства (в разі відсут¬ності — його заступник) зобов'язаний прийняти рішення щодо затвердження авансового звіту. Разом з авансовим звітом подають¬ся документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, кредит¬ною карткою, безготівковим перерахунком). До звіту додається ксерокопія відміток у закордонному паспорті, завірена відділом кадрів або керівником підприємства.
У разі неповернення працівником залишку коштів у визначе¬ний термін відповідна сума стягується з нього підприємством у встановленому чинним законодавством порядку, зокрема, за пра¬вилами ст. 127 цього Кодексу. Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти або якщо з поважних причин не отримано кошти на відрядження, то випла¬та здійснюється в національній валюті України за офіційним об¬мінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Націо¬нальним банком України на день погашення заборгованості, але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження; в разі застосування корпоративних пластикових карток міжнарод¬них платіжних систем — не пізніше 10, а з дозволу керівника (за наявності поважних причин) — 20 робочих днів.
За відсутності відповідних документів про обмін валюти, в якій видано аванс, на національну валюту країни відрядження перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджені документально, здійснюється виходячи з крос-курсу, розрахова¬ного за офіційним обмінним валютним курсом, що встановле¬ний Національним банком України на день затвердження аван¬сового звіту. Дозвіл (погодження) керівника підприємства на від¬шкодування витрат понад встановлені норми оформлюється письмово за довільною формою.
Необхідно мати на увазі, що працівника, який не відзвітував про витрачені кошти у попередньому відрядженні, не дозволя¬ється направляти у відрядження та видавати йому аванс.
15. Витрати на відрядження особи, яка перебуває в трудових відносинах з платником податку, включаються до складу вало¬вих витрат платника податку лише за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльніс¬тю підприємства, а саме: запрошень сторони, яка приймає і діяль¬ність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладеного договору (контракту) та інших докумен¬тів, які врегульовують або засвідчують бажання встановити цивіль¬но-правові відносини; документів, що засвідчують участь відряд¬женої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності підприємства, яке відряджає працівника.