Трудовий договір, як правило, укладається в письмовій формі. Однак частіше трудовий договір укладається усно й оформляється наказом про прийом на роботу, проте законодавство передбачає обов’язкове дотримання письмової форми трудового договору в таких випадках:
1) при організованому наборі працівників;
2) при укладанні контракту;
3) при укладанні трудового договору з неповнолітнім;
4) у випадках, коли працівник наполягає на укладанні трудового договору в письмовій формі;
5) при укладанні трудового договору про роботу в районах з особливими природними, географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров’я;
6) при укладанні трудового договору з фізичною особою;
7) в інших випадках, передбачених законодавством (наприклад, за умов прийому на роботу надомників, викладачів).
Укладання трудового договору оформляється наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу про зарахування працівників на роботу. Трудовий договір вважається укладеним і тоді, коли наказ чи розпорядження не були видані, але працівника фактично було допущено до роботи. Забороняється укладання трудового договору з громадянином, якому за медичним висновком запропонована робота протипоказана за станом здоров’я.
У разі укладення трудового договору між працівником і фізичною особою, фізична особа повинна у тижневий строк з моменту фактичного допущення працівника до роботи зареєструвати укладений у письмовій формі трудовий договір у державній службі зайнятості за місцем свого проживання у порядку, визначеному Міністерством праці і соціальної політики України.
При прийомі на роботу особи подають такі документи: заява, паспорт або свідоцтво про народження (подають неповнолітні), військовий квиток чи приписне свідоцтво (подають військовозобов’язані), трудова книжка (якщо вона є). Якщо для виконання трудової функції чи для заняття посади обов’язково потрібні спеціальні знання, працівник при укладанні договору зобов’язаний подати документ про професійну підготовку чи освіту (лікар, вчитель).
В окремих випадках, передбачених законодавством, прийому особи на роботу передує обов’язковий медичний огляд (наприклад, осіб, які зайняті на важких роботах, на роботах із шкідливими чи небезпечними умовами праці).
Згідно зі ст. 25 Кодексу законів про працю власник або уповноважений ним орган не мають права вимагати від працівника, який влаштовується на роботу, дані про його партійну, національну приналежність, походження та документи, подання яких не передбачено законодавством.
При прийомі працівника на роботу власник або уповноважений ним орган зобов’язаний:
1) роз’яснити працівнику його права й обов’язки;
2) ознайомити працівника з правилами внутрішнього розпорядку та колективним договором;
3) визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;
4) проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці, протипожежної охорони.