Про відділ матеріально-технічного постачання

Published by Jurist on Сб, 01/10/2009 - 18:14

 
 
ЗАТВЕРДЖУЮ
 
 
 
(найменування підприємства, організації, установи)
 
(керівник підприємства, організації, установи)
 
 
 
 
 
 
ПОЛОЖЕННЯ
 
 
 
 
00.00.0000
№ 00
 
(підпис)
 
(П.І.Б.)
 
 
 
 
 
00.00.0000
 
Про відділ матеріально-технічного постачання
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1.     Загальні положення відділу матеріально-технічного постачання
1.1. Відділ матеріально-технічного постачання є самостійним структурним підрозділом підприємства.
1.2. Відділ створюється і ліквідується наказом директора підприємства.
1.3. Відділ підпорядковується безпосередньо директору підприємства (комерційному директору).
1.4. Керівництво відділу матеріально-технічного постачання:
1.4.1. Відділ очолює начальник відділу матеріально-технічного постачання, призначуваний на посаду наказом директора підприємства.
1.4.2 Начальник відділу матеріально-технічного постачання має ____ заступника (ів).
1.4.3 Обов'язки заступника (ів) визначаються (розподіляються) начальником відділу матеріально-технічного постачання.
1.4.4. Заступник(и) і керівники структурних підрозділів у складі відділу матеріально-технічного постачання, інші працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад наказом директора підприємства за наданням начальника відділу матеріально-технічного постачання.
 
2.     Структура відділу матеріально-технічного постачання
 
2.1. Склад і штатну кількість відділу матеріально-технічного постачання затверджує директор підприємства виходячи з умов і особливостей діяльності підприємства за наданням начальника відділу матеріально-технічного постачання і за узгодженням з
 
 
(відділом кадрів; відділом організації й оплати праці)
 
 
 
2.2. До складу відділу входять
 
 
(структурні підрозділи, групи фахівців і ін.)
 
2.3. Начальник відділу матеріально-технічного постачання розподіляє обов'язки між співробітниками відділу і затверджує їхні посадові інструкції.
 
 
 
3.     Задачі і функції підрозділу
№
Задачі
Функції
3.1
Забезпечення виробничих підрозділів підприємства матеріально-технічними ресурсами.
Визначення потреби в матеріальних ресурсах (сировині, матеріалах, напівфабрикатах, устаткуванні, комплектуючих виробах, паливі, енергії й ін.).
Визначення джерел задоволення потреби в матеріальних ресурсах.
Розробка проектів перспективних, поточних планів і балансів матеріально-технічного забезпечення виробничої програми, ремонтно-експлуатаційних нестатків підприємства і його підрозділів.
Забезпечення підприємства всіма необхідними для його виробничої діяльності матеріальними ресурсами необхідної якості.
Складання балансів матеріально-технічного забезпечення, зведених таблиць по видах сировини, матеріалів.
Створення запасів, необхідних для виробництва.
Вивчення оперативної маркетингової інформації і рекламних матеріалів про пропозиції підприємств оптової торгівлі і заготівельних організацій з метою виявлення можливості придбання матеріально-технічних ресурсів.
Доставка матеріальних ресурсів згідно з термінами, визначеними угодами.
Приймання матеріально-технічних ресурсів на склади сировини і матеріалів.
Контроль якості, кількості, комплектності матеріально-технічних ресурсів при прийомі їх на склади сировини і матеріалів.
Участь у розробці стандартів підприємства по матеріально-технічному постачанню якості продукції, що випускається.
Розробка нормативів виробничих (складських) запасів матеріальних ресурсів.
Контроль за станом запасів матеріалів, сировини, напівфабрикатів і комплектуючих виробів.
Оперативне регулювання виробничих запасів на підприємстві.
Організація роботи складського господарства.
Забезпечення високого рівня механізації й автоматизації транспортно-складських операцій, застосування комп'ютерних систем і нормативних умов організації й охорони праці.
Облік руху матеріально-технічних ресурсів.
3.2
Підготовка і укладання угод на постачання матеріально-технічних ресурсів.
Підготовка і укладання угод з постачальниками.
Узгодження умов і термінів постачань матеріальних ресурсів.
Аналіз можливостей і доцільності встановлення прямих довгострокових господарських зв'язків по постачаннях матеріально-технічних ресурсів.
Підготовка претензій до постачальників при порушенні ними договірних зобов'язань і складання розрахунків за цими претензіями.
Узгодження з постачальниками змін умов угод.
Контроль за правильністю наданих до акцепту рахунків та інших розрахункових документів постачальників і забезпечення своєчасної передачі цих документів для оплати.
Участь у формуванні цін на продукцію, що випускається, і оцінці обґрунтованості цін постачальників.
Планування й організація таких заходів:
Встановлення зв'язків як з існуючими, так і з перспективними, включаючи іноземних, постачальниками, в першу чергу з питань цін і якості сировини, матеріалів, напівфабрикатів, комплектуючих виробів.
Покупка масових видів сировини і матеріалів у великій упаковках (залізничних і автоцистернах, контейнерах, мішках на піддонах і т.д.).
Придбання дрібних партій окремих видів матеріально-технічних засобів не у виробників, що поставляють великі партії, а у підприємств, що продають дрібними партіями.
Введення практики кращої закупівлі сировини у підприємств, що здійснюють продаж на умовах часткової передоплати.
Пошук по кожному виду сировини і матеріалів двох і більше постачальників з метою усунення залежності від одного постачальника і мінімізації втрат від зривів постачань сировини, а також зниження цін на цю продукцію.
Складання:
- списків постачальників, їхніх реквізитів, схем прямих господарських зв'язків з постачальниками;
- заявок на матеріально-технічні ресурси (зведені річні; річні, що надійшли від підрозділів підприємств; квартальні; місячні);
- зведених даних про розподіл і реалізацію фондів на сировину і матеріали;
- документів (відомостей, довідок) про розподіл і реалізацію фондів на усі види постачання;
- актів, висновків про якість матеріально-технічних ресурсів, що надходять;
- комерційних актів;
3.3
Організація раціонального використання матеріально-технічних ресурсів.
Дотримання лімітів на відпустку матеріальних ресурсів і контроль за їхньою витратою в підрозділах підприємства за прямим призначенням.
Розробка і впровадження заходів щодо підвищення ефективності використання матеріальних ресурсів, зниження витрат, пов'язаних із транспортуванням і збереженням.
Розробка рекомендацій з використання вторинних ресурсів і відходів виробництва.
Виявлення зайвої сировини, матеріалів, устаткування й інших видів матеріально-технічних ресурсів і їхня реалізація стороннім організаціям.
Вилучення в підрозділах підприємства наднормативних залишків матеріалів, передача їх на склад сировини і матеріалів, в інші підрозділи і належне оформлення таких операцій.
Розробка пропозицій по заміні дорогих і дефіцитних матеріалів, сировини більш доступними за ціною.
 
 
  1. Регламентуючі документи
4.1. Зовнішні документи:
Законодавчі і нормативні акти.
4.2. Внутрішні документи:
Стандарти ЦО, Устав підприємства, Положення про підрозділ, Посадова інструкція, Правила внутрішнього трудового розпорядку.
 
5. Взаємодія відділу матеріально-технічного постачання з іншими підрозділами
Для виконання функцій і реалізації прав, передбачених дійсним положенням, відділ матеріально-технічного постачання взаємодіє:
№
Підрозділ
Одержання
Надання
5.1
З виробничими підрозділами
- розрахунків потреби і заявок на матеріально-технічні ресурси;
- звітів про використання матеріально-технічних ресурсів і дотримання встановлених норм витрати;
- актів про брак, оформлених у встановленому порядку;
- документації про прийом матеріально-технічних ресурсів підрозділами;
- відомостей про залишки сировини, матеріалів, напівфабрикатів, комплектуючих;
- планів постачань матеріально-технічних ресурсів;
- лімітних карт на відпуск матеріально-технічних ресурсів;
- звітів про виконання планів матеріально-технічного постачання;
- відомостей про наявність матеріально-технічних ресурсів на складі сировини і матеріалів;
- ...
 
5.2
З виробничо-диспетчерським відділом
- виробничих планів і графіків виробництва;
- відомостей про норми заділів на ділянках і в цехах та їх дотримання;
- графіків подачі матеріалів у виробничі підрозділи;
- відомостей про причини порушень ходу виробничого процесу;
- ...
 
- відомостей про забезпечення підрозділів матеріально-технічними ресурсами;
- даних про загальну кількість поставленої продукції відповідно до номенклатури, передбаченої планами матеріально-технічного постачання та укладеними угодами;
- відомостей про наявність матеріально-технічних ресурсів на складі сировини і матеріалів;
- пояснювальних про причини порушення термінів і обсягів передачі матеріально-технічних ресурсів виробничим підрозділам, що призвело до простою виробництва;
5.3
З відділом головного технолога
- норм витрати матеріально-технічних ресурсів для визначення обсягів матеріально-технічного забезпечення;
- допусків на відхилення якості матеріально-технічних ресурсів;
- заявок з переліком матеріально-технічних ресурсів, необхідних для виробництва;
- планів виробництва;
- відповідей на пропозиції по заміні дорогих і дефіцитних матеріально-технічних ресурсів на більш доступні;
- таблиць взаємозамінності матеріально-технічних ресурсів;
- повідомлень про заміну матеріалів;
- консультацій за матеріалами і сировиною;
- запитів про припустимі технологічні відхилення якості матеріалу;
- узгоджених технологічних умов на спеціальні матеріали;
- технічної й інструктивної документації на передані у виробництво матеріально-технічні ресурси;
- ...
 
5.4
З відділом контролю якості
- документів, що підтверджують якість матеріально-технічного постачання;
- актів прийому продукції по якості і комплектності;
- актів відбраковування продукції;
- заяв про рекламації;.
- вказівок про припинення подачі у виробництво матеріально-технічних ресурсів, що мають відхилення від технічних умов;
- супровідних документів постачальників на матеріально-технічні засоби, що надходять на підприємство (сертифікати, декларації про відповідність, паспорти, інструкції, технічні умови і т.д.);
- копій угод постачань і змін до них;
- документів, необхідних для складання рекламацій;
- ...
5.5
З транспортним відділом
- оперативних, місячних, квартальних і річних планів-графіків транспортних перевезень матеріально-технічних ресурсів;
- графіків подачі транспортних засобів під завантаження матеріально-технічних ресурсів, прийнятих у постачальників;
- транспортно-експедиційної документації з оцінками про прийом матеріально-технічних засобів від постачальників;
- звітів про виконання планів по навантаженню і розвантаженню, централізованому завезенню матеріально-технічних ресурсів;
- планів закупівлі матеріально-технічних ресурсів за укладеними угодами;
- заявок на подачу транспортних засобів;
- інструкцій і вимог до перевезення матеріально-технічних засобів різними видами транспорту;
- ...
 
5.6
З планово-економічним відділом
- планів виробництва продукції (виконання робіт, надання послуг) на місяць, квартал, рік;
- результатів аналізу діяльності відділу матеріально-технічного постачання за попередні планові періоди;
- розрахунків обсягів запасів матеріальних ресурсів;
- ...
 
- розрахунків потреби матеріальних ресурсів (сировини, матеріалів, напівфабрикатів, устаткування, палива, енергії й ін.);
- даних про зміни цін на матеріальні ресурси у постачальників;
- проектів перспективних і поточних планів матеріально-технічного забезпечення виробничої програми, ремонтно-експлуатаційних потреб підприємства і його підрозділів;
- звітів про виконання планів матеріально-технічного постачання;
5.7
З фінансовим відділом
- погоджених проектів претензій;
- пропозицій по усуненню причин, що спричинили висунення претензій і санкцій до підприємства;
- затверджених розрахунків нормативів оборотних коштів;
- ...
 
- проектів перспективних і поточних планів матеріально-технічного забезпечення виробничої діяльності підприємства;
- звітних даних про рух сировини і матеріалів, про їхні залишки на кінець звітного періоду;
- копій претензій, заявлених контрагентами;
- проектів претензій до контрагентів при порушенні ними договірних зобов'язань;
- звітів про виконання планів матеріально-технічного постачання;
5.8
З головною бухгалтерією
- затверджених кошторисів витрат на придбання матеріально-технічних ресурсів;
- підсумків інвентаризації матеріально-технічних ресурсів;
- звітних даних про обіг сировини і матеріалів, про їхні залишки на кінець звітного періоду;
- ...
- товарно-супровідної документації;
- звітів про відвантажені контрагентам матеріально-технічні ресурси;
- відомостей про стан запасів на складі сировини і матеріалів;
- звітів про витрати на придбання матеріально-технічних ресурсів;
5.9
З відділом маркетингу
- узагальненої інформації про постачальників матеріалів, сировини, напівфабрикатів, що вимагаються підприємству;
- відомостей про ціни на необхідні матеріально-технічні засоби у різних постачальників, в заготівельних організаціях;
- інформації про стан товарного ринку;
- відомостей про появу нових видів матеріалів, сировини, напівфабрикатів, комплектуючих з додаванням технічних характеристик;
- інформації про попит на матеріально-технічні засоби, його можливі коливання та їх причини;
- відомостей про великих постачальників (передбачуваних і дійсних обсягах оборотів, стійкості на товарному ринку, ін.);
- відомостей про заплановані виставки, ярмарки;
- відомостей про укладені угоди на постачання матеріально-технічних засобів;
- заявок на проведення маркетингового аналізу оптових і роздрібних цін на реалізовану продукцію;
- звітів відділу контролю якості, головного технолога, виробничих підрозділів про якість матеріально-технічних ресурсів;
- документів, необхідних для оформлення участі у виставках, ярмарках;
- ...
5.10
З юридичним відділом
- результатів правової експертизи наданих для візування угод, наказів, розпоряджень, інструкцій;
- проектів угод на придбання матеріально-технічних засобів;
- протоколів узгодження суперечок за умовами угод, що укладаються;
- погоджених претензій і позовів до постачальників матеріально-технічних засобів із приводу порушення ними договірних зобов'язань;
- роз'яснень діючого законодавства і порядку його застосування;
- аналізу змін і доповнень цивільного законодавства;
- наказів, розпоряджень, інструкцій для візування і правової експертизи;
- відомостей про порушення контрагентами договірних зобов'язань, недотримання термінів постачань;
- документів і необхідних розрахунків для висунення претензій і позовів до постачальників матеріально-технічних засобів з приводу порушення ними договірних зобов'язань;
- заявок на пошук необхідних нормативно-правових документів і на роз'яснення діючого законодавства;
- ...
 
 
 
6. Права відділу матеріально-технічного постачання
6.1. Відділ матеріально-технічного постачання має право:
6.1.1. Давати структурним підрозділам підприємства вказівки по витраті матеріально-технічних ресурсів, що є обов'язковими до виконання.
6.1.2. Вимагати й одержувати від усіх структурних підрозділів підприємства відомості, необхідні для виконання покладених на відділ задач.
6.1.3. Контролювати раціональність і правильність використання матеріально-технічних ресурсів підрозділами підприємства.
6.1.4. Самостійно вести листування з питань матеріально-технічного постачання.
6.1.5. Виступати у встановленому порядку від імені підприємства з питань, що відносяться до компетенції відділу, у взаєминах з державними і муніципальними органами, а також іншими підприємствами, організаціями, установами.
6.1.6. Давати роз'яснення, рекомендації і вказівки з питань, що входять у компетенцію відділу.
6.1.7. Вносити пропозиції керівництву підприємства про залучення до матеріальної і дисциплінарної відповідальності посадових осіб підприємства за результатами перевірок.
6.1.8. Залучати у встановленому порядку фахівців структурних підрозділів підприємства, експертів сторонніх організацій для участі в розгляді і виконанні робіт з питань, що входять у компетенцію відділу відповідно до дійсного положення.
6.2. Начальник відділу матеріально-технічного постачання підписує і візує документи, пов'язані з матеріально-технічним постачанням підприємства (плани, угоди, звіти, кошториси, довідки, відомості, акти, ін.).
6.3. Начальник відділу матеріально-технічного постачання також має право:
6.3.1. Вносити пропозиції у відділ кадрів і керівництву підприємства про переміщення працівників відділу, їх заохочення за успішну роботу, а також пропозиції про накладення стягнень на працівників, що порушують трудову дисципліну.
 
7. Відповідальність відділу матеріально-технічного постачання
7.1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій відділу несе начальник відділу матеріально-технічного постачання.
7.2. На нього, зокрема, покладається персональна відповідальність у випадку:
7.2.1. Невідповідності законодавству виданих відділом інструкцій, наказів, виписаних рахунків, порушень правил обліку і звітності.
7.2.2. Складання, затвердження і надання недостовірної зведеної звітності і порушення термінів її надання у відповідні підрозділи підприємства.
7.2.3. Незабезпечення збереженості матеріально-технічних ресурсів.
7.2.4. Перевищення меж витрати коштів, виділених на матеріально-технічне забезпечення підприємства.
7.2.5. Розтрати коштів, виділених на придбання матеріально-технічних ресурсів.
7.2.6. Порушення планів матеріально-технічного забезпечення по термінах, обсягах і номенклатурі, що спричинило простій виробництва.
7.2.7. Незабезпечення чи неналежного забезпечення керівництва підприємства інформацією з питань роботи відділу матеріально-технічного постачання.
7.2.8. Несвоєчасного, а також неякісного виконання документів і доручень керівництва підприємства.
7.2.9. Допущення використання інформації співробітниками відділу в неслужбових цілях.
7.2.10. Недотримання трудового розпорядку співробітниками відділу.
7.2.11. Перевитрати коштів на утримання відділу.
7.3. Відповідальність співробітників відділу матеріально-технічного постачання встановлюється посадовими інструкціями.
 
 
 
8. Заключні положення
 
8.1. При виявленні невідповідності якого-небудь пункту положення реальному стану справ у відділі МТС керівником відділу, співробітником або іншою особою необхідно звернутися в
 
 
(службу персоналу, відділ кадрів, експертну комісію з положень і посадових інструкцій і т.д.)
 
із заявкою на внесення змін і доповнень у положення. (Форму заявки надано в Додатку 1).
 
8.2. Внесена пропозиція розглядається підрозділом, зазначеним у п. 8.1. цього положення, протягом одного місяця від дня подачі заявки.
За результатами розгляду виноситься рішення:
- прийняти зміни чи доповнення,
- відправити на доопрацювання (із зазначенням терміну доопрацювання і виконавця),
- відмовити у прийнятті внесеної пропозиції (у цьому випадку заявнику надсилається обґрунтована відмова в письмовому вигляді).
 
8.3. Внесення змін і доповнень у положення затверджується
 
 
(комерційним директором, заступником генерального директора, генеральним директором і т.д.)
 
за наданням
 
(менеджера з персоналу, начальника відділу кадрів, керівника експертної комісії з Положень і посадових інструкцій і т.д.)
 
 
 
 
 
 
Керівник структурного підрозділу
 
 
 
(підпис)
(прізвище, ініціали)
УЗГОДЖЕНО:
 
Начальник юридичного відділу
 
 
 
 
(підпис)
(прізвище, ініціали)
 
 
 
 
00.00.2000
 
 
 
 
 
З інструкцією ознайомлений:
 
 
 
(підпис)
(прізвище, ініціали)
 
00.00.00