Про відділ документаційного забезпечення
|
|
|
ЗАТВЕРДЖУЮ
|
|||||
|
|
|
|
|||||
|
(найменування підприємства, організації, установи)
|
|
(керівник підприємства, організації, установи)
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
||
|
ПОЛОЖЕННЯ
|
|
|
|
|
|||
|
00.00.0000
|
№ 00
|
|
(підпис)
|
|
(П.І.Б)
|
||
|
|
|
|
|
|
00.00.0000
|
||
|
|
Про відділ документаційного забезпечення
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
||
- Загальні положеннявідділу документаційного забезпечення
Відділ документаційного забезпечення є самостійним структурним підрозділом підприємства.
Відділ створюється і ліквідується наказом директора підприємства.
Відділ підпорядковується безпосередньо виконавчому директору підприємства.
Керівництво підрозділом:
Відділ очолює начальник відділу, призначуваний на посаду наказом директора підприємства за наданням виконавчого директора.
1.4.2. Начальник відділу має ______ заступника (ів).
1.4.3. Обов'язку заступника (ів) визначаються (розподіляються) начальником відділу.
1.4.4. Заступник(и) та керівники структурних підрозділів у складі відділу документаційного забезпечення, інші працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад наказом директора підприємства за наданням виконавчого директора.
- Структура відділу документаційного забезпечення
2.1. Склад і штатну кількість відділу документаційного забезпечення затверджує директор підприємства виходячи з умов і особливостей діяльності підприємства за наданням виконавчого директора і начальника відділу документаційного забезпечення і за узгодженням з
|
|
|
(відділом кадрів; відділом організації й оплати праці)
|
2.2. До складу відділу входять
|
|
|
(структурні підрозділи, групи фахівців тощо)
|
2.3. Начальник відділу розподіляє обов'язки між співробітниками відділу і затверджує їхні посадові інструкції.
- Задачі і функції відділу документаційного забезпечення
|
№
|
Задача
|
Функції
|
|
3.1
|
Забезпечення єдиного порядку організації і діловодства в підрозділах підприємства, уніфікація форм документів, створення зразків документів підприємства
|
Організація діловодства на підприємстві відповідно до стандартів і нормативно-методичних документів.
Організаційно-методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах підприємства.
Організація контролю за вчасною підготовкою документів відповідно до резолюцій керівництва підприємства.
Забезпечення відповідного режиму доступу до документів, що мають графи конфіденційності, і використання інформації, що міститься в них.
Складання зведеної номенклатури справ підприємства, контроль за правильним формуванням і оформленням справ у структурних підрозділах.
Розробка нормативно-методичних документів з діловодства на підприємстві (інструкцій з роботи з документами, бланків службових документів, уніфікованих форм документів підприємства).
|
|
3.2
|
Реєстрація й облік документів, ведення довідково-інформаційної роботи за документами підприємства
|
Прийом, реєстрація, облік, збереження і розсилання документації (що надходить, що надсилається, а також внутрішньої); оперативний пошук і видача інформації за документами.
Розгляд і перевірка оформлення документів, що надаються для доповіді і на підпис керівництву підприємства.
Оформлення документів з відряджень; реєстрація відряджених співробітників.
Участь у роботі експертної комісії підприємства з підготовки до передачі в архів документів, що мають довгострокові (постійні) терміни збереження; виділення для знищення документів з термінами збереження, що вже скінчилися.
|
|
3.3
|
Впровадження нових інформаційних технологій у роботі з документами
|
Участь у постановці задач, розробці, проектуванні і впровадженні нових інформаційних технологій на підприємстві.
Проведення заходів щодо підвищення кваліфікації працівників підприємства, зайнятих діловодством.
|
- Регламентуючі документи
4.1. Зовнішні документи:
Законодавчі і нормативні акти, стандарти і нормативно-методичні документи з діловодства.
4.2. Внутрішні документи:
Статут підприємства, Положення про підрозділ, Посадова інструкція, Правила внутрішнього трудового розпорядку.
- Взаємодія відділу документаційного забезпечення з іншими підрозділами
Для виконання функцій і реалізації прав відділ документаційного забезпечення взаємодіє:
|
№
|
Підрозділ
|
Одержання
|
Надання
|
|
5.1
|
З технічними підрозділами і цехами
|
креслень, технічних умов, інший документаційного забезпечення для
реєстрації, обліку і збереження;
повідомлень про зміни в документаційного забезпечення;
заявок на підбір технічної літератури;
актів про списання документаційного забезпечення;
заявок на копіювання і розсилання документаційного забезпечення;
копій документаційного забезпечення
|
креслень, технічних умов, інший документаційного забезпечення;
технічної літератури;
вказівок, інструкцій про порядок оформлення документаційного забезпечення для архіву.
|
|
5.2
|
З відділом організації праці і заробітної плати
|
затвердженого штатного розкладу;
положення про преміювання працівників відділу;
консультацій з питань трудового права.
|
пропозицій щодо формування штатного розкладу відділу
|
|
5.3
|
З відділом матеріально-технічного постачання
|
матеріально-технічних ресурсів за заявками відділу
|
заявок на необхідні відділу матеріально-технічні ресурси (канцелярські приналежності, оргтехніка тощо).
|
- Права відділу документаційного забезпечення
Відділ документаційного забезпечення має право:
6.1. Перевіряти організацію діловодства в структурних підрозділах підприємства, вносити за підсумками перевірок пропозиції і рекомендації їх керівникам для вживання відповідних заходів.
Вимагати від керівників структурних підрозділів довідок, інформації, документів, інших матеріалів, необхідних керівництву підприємства, а також інформації про виконання документів, доручень і завдань керівництва.
Повертати до структурних підрозділів на доопрацювання документи, підготовлені з порушенням встановлених правил їхнього оформлення.
Представляти керівництву підприємства:
6.5.1. Пропозиції про заохочення працівників відділу.
6.5.2. Інформацію про плани відділу і звіт про їхнє виконання.
6.6. Проводити атестацію працівників відділу.
- Відповідальність відділу документаційного забезпечення
7.1. Начальник відділу документаційного забезпечення несе відповідальність за сумлінне і вчасне виконання функцій, покладених на відділ.
7.2. На начальника відділу документаційного забезпечення покладається персональна відповідальність за:
7.2.1. Дотримання діючого законодавства в процесі керівництва відділом.
7.2.2. Складання, твердження і представлення достовірної інформації про роботу відділу.
7.2.3. Вчасне виконання наказів керівництва.
7.3. Відповідальність працівників відділу документаційного забезпечення встановлюється відповідними посадовими інструкціями.
- Заключні положення
8.1. У разі виявлення невідповідності якогось пункту положення реальному стану справ у відділі документаційного забезпечення керівником відділу, співробітником або іншою особою, необхідно звернутися до
|
|
|
(служби персоналу, відділу кадрів, експертної комісії з Положень і посадових інструкцій тощо)
|
із заявкою на внесення змін і доповнень у положення. (Форму заявки надано в Додатку 1).
8.2. Внесена пропозиція розглядається підрозділом, зазначеним у п. 8.1. цього положення, протягом одного місяця від дня подачі заявки.
За результатами розгляду виноситься рішення:
- прийняти зміни чи доповнення,
- відправити на доопрацювання (із зазначенням терміну доопрацювання і виконавця),
- відмовити у прийнятті внесеної пропозиції (у цьому випадку заявнику надсилається обґрунтована відмова в письмовому вигляді).
8.3. Внесення змін і доповнень у положення затверджується
|
|
|
(технічним директором, заступником генерального директора, генеральним директором тощо)
|
За наданням
|
|
|
(менеджера з персоналу, начальника відділу кадрів, керівника експертної комісії з Положень і посадових інструкцій тощо)
|
|
Керівник структурного підрозділу
|
|
|
|
|
|
(підпис)
|
(прізвище, ініціали)
|
|
|
УЗГОДЖЕНО:
|
|
||
|
Начальник юридичного відділу
|
|
||
|
|
|
|
|
|
(підпис)
|
(прізвище, ініціали)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
00.00.2000
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
З інструкцією ознайомлений:
|
|
|
|
|
|
(підпис)
|
(прізвище, ініціали)
|
|
|
|
00.00.00
|
|
|
