Про канцелярію
|
|
|
ЗАТВЕРДЖУЮ
|
|||||
|
|
|
|
|||||
|
(найменування підприємства, організації, установи)
|
|
(керівник підприємства, організації, установи)
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
||
|
ПОЛОЖЕННЯ
|
|
|
|
|
|||
|
00.00.0000
|
№ 00
|
|
(підпис)
|
|
(П.І.Б.)
|
||
|
|
|
|
|
|
00.00.0000
|
||
|
|
Про канцелярію
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
||
1. Загальні положення канцелярії
1.1. Канцелярія є самостійним структурним підрозділом підприємства.
1.2. Канцелярія створюється і ліквідується наказом директора підприємства.
1.3. Канцелярія підпорядковується безпосередньо директору підприємства.
1.4. Керівництво канцелярії:
1.4.1. Канцелярію очолює завідувач, призначуваний на посаду наказом директора підприємства.
1.4.2 Завідувач канцелярією має ____ заступника (ів).
1.4.3 Обов'язки заступника (ів) визначаються (розподіляються) завідувачем канцелярією.
1.4.4. Заступник(и) і керівники структурних підрозділів у канцелярії, інші працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад наказом директора підприємства за наданням завідувача канцелярією.
2. Структура канцелярії
2.1. Склад і штатну кількість канцелярії затверджує директор підприємства виходячи з умов і особливостей діяльності підприємства за наданням завідувача канцелярією і за узгодженням з
|
|
|
(відділом кадрів; відділом організації й оплати праці)
|
2.2. До складу відділу входять
|
|
|
(структурні підрозділи, групи фахівців і ін.)
|
2.3. Завідувач канцелярією розподіляє обов'язки між співробітниками відділу і затверджує їхні посадові інструкції.
3. Задачі і функції підрозділу
|
№
|
Задачі
|
Функції
|
|
3.1
|
Організація діловодства на підприємстві.
|
Ведення діловодства на підприємстві.
Забезпечення своєчасної обробки кореспонденції, що надходить і надсилається, її доставка за призначенням.
Робота з реєстрації, обліку, збереженню і передачі у відповідні структурні підрозділи документів поточного діловодства, у тому числі наказів і розпоряджень керівництва.
Формування справ і їхня здача на збереження.
Розробка і впровадження нових технологічних процесів роботи з документами, удосконалення автоматизованих систем і технологій (з урахуванням застосування засобів обчислювальної техніки).
|
|
3.2
|
Забезпечення єдиного порядку документаційного забезпечення підприємства.
|
Розробка інструкцій з діловодства на підприємстві та їх впровадження.
Пошук і підготовка інструктивних і довідкових матеріалів, необхідних для організації діловодства на підприємстві.
Методичне керівництво діловодством у підрозділах підприємства, контроль за правильним формуванням, збереженням і вчасною здачею справ в архів.
Розробка й організація заходів щодо поліпшення діяльності канцелярії.
Виконання копіювальних робіт.
Виконання машинописних робіт (прийом матеріалу для друку, розподіл між друкарками, облік вироблення, здача виконаної роботи).
|
|
3.3
|
Контроль за виконанням документів і підготовкою документів до передачі в архів.
|
Контроль за термінами виконання документів, їхнім правильним оформленням.
Розробка заходів щодо захисту інформації, що складає державну, комерційну і службову таємницю.
Складання звітів, довідок, відомостей за результатами контролю за виконанням.
Розробка пропозицій по встановленню виконавської дисципліни, по виконанню структурними підрозділами доручень, про заслуховування на нарадах керівників структурних підрозділів і окремих фахівців, що допускають прострочення у виконанні рішень і доручень.
Розробка і забезпечення режиму доступу до документації і використання інформації, що міститься в ній.
|
- Регламентуючі документи
4.1. Зовнішні документи:
Законодавчі і нормативні акти.
4.2. Внутрішні документи:
Стандарти ЦО, Устав підприємства, Положення про підрозділ, Посадова інструкція, Правила внутрішнього трудового розпорядку.
5. Взаємодія канцелярії з іншими підрозділами
Для виконання функцій і реалізації прав, передбачених дійсним положенням, канцелярія взаємодіє:
|
№
|
Підрозділ
|
З питань
|
|
5.1
|
З усіма підрозділами підприємства
|
- ведення діловодства;
- організації контролю і перевірки виконання вказівок канцелярії;
- підготовки і представлення документів;
- передачі вхідної кореспонденції і прийому вихідної;
- одержання і видачі документів, що підлягають копіюванню і розмноженню;
|
6. Права канцелярії
6.1. Канцелярія має право:
6.1.1. Давати вказівки структурним підрозділам підприємства з питань, що відносяться до компетенції канцелярії і випливають із функцій, що перераховані в дійсному положенні.
6.1.2. Вимагати й одержувати від структурних підрозділів підприємства матеріали, необхідні для здійснення діяльності канцелярії.
6.1.3. Вимагати надання звітів та інформації про виконання документів, доручень і рішень.
6.1.4. Повертати виконавцям документи і вимагати їхньої доробки у випадку порушення правил діловодства.
6.1.5. Вносити пропозиції керівництву підприємства про залучення до матеріальної і дисциплінарної відповідальності посадових осіб підприємства за результатами перевірок.
6.1.6. Давати роз'яснення і рекомендації з питань, що входять у компетенцію канцелярії.
6.1.7. ...
6.2. Завідувач канцелярією також має право:
6.2.1. Підписувати і візувати документи, пов'язані з діяльністю канцелярії.
6.2.2. Вносити пропозиції у відділ кадрів і керівництву підприємства про переміщення працівників канцелярії, їх заохочення за успішну роботу, а також пропозиції про накладення дисциплінарних стягнень на працівників, що порушують трудову дисципліну.
7. Відповідальність канцелярії
7.1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій, передбачених дійсним положенням, несе завідувач канцелярією.
7.2. На завідувача канцелярією покладається персональна відповідальність за:
7.2.1. Організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї задач і функцій.
7.2.2. Організацію оперативної і якісної підготовки і оформлення документів, ведення діловодства згідно з діючими правилами й інструкціями.
7.2.3. Збереженість прийнятих у роботу документів.
7.2.4. Дотримання співробітниками канцелярії трудової і виробничої дисципліни.
7.2.5. Забезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії, і дотримання правил пожежної безпеки.
7.2.6. Підбір, розміщення і діяльність співробітників канцелярії.
7.2.7. Відповідність чинному законодавству проектів наказів, інструкцій, положень, постанов і інших документів, що візуються ним.
7.3. Відповідальність співробітників канцелярії встановлюється їхніми посадовими інструкціями.
8. Заключні положення
8.1. При виявленні невідповідності якого-небудь пункту положення реальному стану справ у канцелярії керівником відділу, співробітником або іншою особою необхідно звернутися в
|
|
|
(службу персоналу, відділ кадрів, експертну комісію з положень і посадових інструкцій і т.д.)
|
із заявкою на внесення змін і доповнень у положення. (Форму заявки надано в Додатку 1).
8.2. Внесена пропозиція розглядається підрозділом, зазначеним у п. 8.1. цього положення, протягом одного місяця від дня подачі заявки.
За результатами розгляду виноситься рішення:
- прийняти зміни чи доповнення,
- відправити на доопрацювання (із зазначенням терміну доопрацювання і виконавця),
- відмовити у прийнятті внесеної пропозиції (у цьому випадку заявнику надсилається обґрунтована відмова в письмовому вигляді).
8.3. Внесення змін і доповнень у положення затверджується
|
|
|
(заступником генерального директора, генеральним директором і т.д.)
|
за наданням
|
|
|
(менеджера з персоналу, начальника відділу кадрів, керівника експертної комісії з Положень і посадових інструкцій і т.д.)
|
|
Керівник структурного підрозділу
|
|
|
|
|
|
(підпис)
|
(прізвище, ініціали)
|
|
|
УЗГОДЖЕНО:
|
|
||
|
Начальник юридичного відділу
|
|
||
|
|
|
|
|
|
(підпис)
|
(прізвище, ініціали)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
00.00.2000
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
З інструкцією ознайомлений:
|
|
|
|
|
|
(підпис)
|
(прізвище, ініціали)
|
|
|
|
00.00.00
|
|
|
