Про бюро роботи з угодами та претензіями

Published by Jurist on Сб, 01/10/2009 - 17:21

 
 
ЗАТВЕРДЖУЮ
 
 
 
(найменування підприємства, організації, установи)
 
(керівник підприємства, організації, установи)
 
 
 
 
 
 
ПОЛОЖЕННЯ
 
 
 
 
00.00.0000
№ 00
 
(підпис)
 
(П.І.Б)
 
 
 
 
 
00.00.0000
 
Про бюро роботи з угодами та претензіями
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  1. Загальні положення бюро роботи з угодами і претензіями
     Бюро роботи з угодами і претензіями є структурним підрозділом відділу матеріально-технічного постачання.
     Відділ створюється і ліквідується наказом директора підприємства.
     Відділ підпорядковується безпосередньо начальнику відділу матеріально-технічного постачання.
     Керівництво підрозділом:
     Бюро роботи з угодами і претензіями очолює начальник, призначуваний на посаду наказом директора підприємства за наданням начальника відділу матеріально-технічного постачання.
     Начальник бюро роботи з угодами і претензіями має ______ заступника (ів).
1.4.2.    Обов'язки заступника (ів) визначаються (розподіляються) начальником бюро роботи з угодами і претензіями.
1.4.3.    Заступник(и) та керівники структурних підрозділів у складі бюро роботи з угодами і претензіями, інші працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад наказом директора підприємства за наданням начальника бюро роботи з угодами і претензіями.
 
 
  1. Структура бюро роботи з угодами і претензіями
2.1. Склад і штатну кількість бюро роботи з угодами і претензіями затверджує директор підприємства виходячи з умов і особливостей діяльності підприємства за наданням начальника відділу матеріально-технічного постачання і начальника бюро роботи з угодами і претензіями і за узгодженням з
 
 
(відділом кадрів; відділом організації й оплати праці)
 
 
 
 
2.2.         До складу відділу входять
 
 
 
(структурні підрозділи, групи фахівців тощо)
 
2.3. Начальник бюро роботи з угодами і претензіями розподіляє обов'язки між співробітниками відділу і затверджує їхні посадові інструкції.
 
  1. Задачі і функції бюро роботи з угодами і претензіями
№
Задача
Функції
3.1
Вчасна підготовка угод і висновків з них
Визначення форм договірних взаємин (господарських зв'язків) з обліком виробничих і фінансових планів та інших факторів.
Підготовка проектів угод, а також узгодження умов проектів угод, розроблених контрагентами.
Перевірка документації, представленої контрагентами, і підготовка висновків про її якість.
Складання протоколів суперечок у випадку, якщо в бюро чи в юридичному відділі підприємства виникли заперечення стосовно окремих умов договорів.
Розгляд протоколів суперечок, спрямованих контрагентами.
Прийом представників контрагентів з питань висновку договорів.
Розгляд пропозицій контрагентів щодо зміни і доповнення укладених угод.
Підготовка проектів змін і доповнень до укладених угод, направлення їх контрагентам.
Вживання заходів з доорбітражного (несудового) врегулювання суперечок у випадку повної чи часткової незгоди підприємства з пропозиціями контрагентів щодо зміни умов угод.
Передача проектів угод для візування керівникам структурних підрозділів, з якими ці проекти мають бути узгоджені, а також до юридичного відділу для правової експертизи і візування.
Висновок попередніх і остаточних договорів.
Контроль за виконанням підрозділом умов угод (вчасне постачання чи вибірка; вчасні розрахунки за угодами; постачання якісної продукції; ін.).
Контроль за виконанням контрагентами умов угод (вчасне постачання чи вибірка; вчасні розрахунки  за угодами; постачання якісної сировини і матеріалів; ін.).
Збір і систематизація відомостей про контрагентів:
- організаційно-правових форм;
- адрес для листування;
- відвантажувальних і платіжних реквізитів;
- номерів телефонів, факсів;
- прізвищ, імен і по батькові керівників і провідних спеціалістів;
- фінансового стану;
- обсягів і предметів угод;
- обсягів виробництва (споживання);
- ступеня обов'язковості і сумлінності виконання зобов'язань згідно з угодами;
Аналіз практики висновків і виконання господарських угод за попередні роки за наступними напрямками:
- визначення відповідності умов угод  як інтересам підприємства, так і його контрагентів;
- визначення умов, які слід уточнити чи змінити;
- визначення необхідності внесення до угод умов, зумовлених змінами законодавства, економічної і правової ситуації в галузі і на товарних ринках (додаткових санкцій, технічних застережень, ін.).
3.2
Розгляд претензій, що надходять на підприємство і підготовка відповідей.
 
Контроль за виконанням контрагентами своїх зобов'язань за укладеними договорами.
Підготовка проектів претензій і матеріалів до них у кількості екземплярів, необхідній для передачі їх контрагентам-порушникам, залишення в справі і передачі в арбітраж.
Передача проектів претензій для візування зацікавленим структурним підрозділам і до юридичного відділу для правової експертизи.
Направлення претензій контрагентам.
Розгляд претензій, отриманих від контрагентів, щодо порушення підприємством своїх договірних зобов'язань.
Підготовка матеріалів для відповідей на претензії (про задоволення; про часткове задоволення; про відмову в задоволенні) і направлення їх у юридичний відділ для узгодження і правової експертизи.
Забезпечення виконання вимог контрагентів, викладених у претензіях (при задоволенні чи частковому задоволенні).
Контроль за виконанням претензій, пред'явлених контрагентами, складання звітності і передача її до юридичного відділу для постановки на контроль і вживання наступних заходів позовного характеру.
Облік претензій і пов'язаних з ними документів за єдиною затвердженою на підприємстві формою (журнальною; іншою).
 
 
  1. Регламентуючі документи
4.1. Зовнішні документи:
Законодавчі і нормативні акти.
4.2. Внутрішні документи:
Стандарти ЦО, Устав підприємства, Положення про підрозділ, Посадова інструкція, Правила внутрішнього трудового розпорядку.
 
 
  1. Взаємодія бюро роботи з угодами і претензіями з іншими підрозділами
Для виконання функцій і реалізації прав бюро роботи з угодами і претензіями взаємодіє:
 
№
Підрозділ
Одержання
Надання
5.1
з юридичним відділом
висновків правової експертизи стосовно проектів договорів;
- узгоджених відповідей на претензії, пред'явлені контрагентами;
- рекомендацій з ведення переговорів з окремими контрагентами;
- узгоджених проектів договорів;
- запитів на одержання роз'яснень і консультацій бюро щодо висунутих підприємству претензій, позовів;
- роз'яснень змін і доповнень цивільного законодавства
проектів договорів для правової експертизи, узгодження і візування;
- пояснень щодо претензій, пред'явлених контрагентами (чи обґрунтовані претензії контрагентів, чому не виконані договірні зобов'язання, ін.);
- проектів претензій до контрагентів щодо невиконання ними своїх договірних зобов'язань;
- звітів про задоволення претензій, пред'явлених контрагентами;
 
5.2
З іншими підрозділами
Схеми взаємодії розробляються начальником відділу
Схеми взаємодії розробляються начальником відділу
 
 
  1. Права
Бюро роботи з угодами і претензіями має право:
6.1. Запитувати й одержувати від підрозділів відділу відомості, довідкові й інші матеріали, необхідні для здійснення діяльності бюро.
6.2. Скликати наради у відділі з питань, що входять у компетенцію бюро.
6.3. Представляти відділ і підприємство у взаєминах з контрагентами в межах компетенції, визначеної дійсним положенням.
6.4. Давати структурним підрозділам і окремим фахівцям обов'язкові для виконання вказівки з питань, що входять у компетенцію бюро.
6.5. Уживати заходів при виявленні порушень у роботі структурних підрозділів підприємства і доповідати про ці порушення начальнику відділу для вживання відповідних заходів.
 
 
  1. Відповідальність
7.1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій бюро несе начальник бюро.
7.2. На начальника бюро покладається персональна відповідальність у випадку:
7.2.1. Невідповідності законодавству документів, що підписуються.
7.2.2. Складання, затвердження і надання недостовірної звітності.
7.2.3. Невчасного, а також неякісного виконання документів і доручень керівництва підприємства.
7.2.4. Допущення використання інформації співробітниками бюро в неслужбових цілях.
7.2.5. Недотримання трудового розпорядку співробітниками бюро.
7.3. Відповідальність співробітників бюро роботи з угодами і претензіями встановлюється посадовими інструкціями.
 
 
 
  1. Заключні положення
 
8.1. У разі виявлення невідповідності якогось пункту положення реальному стану справ у відділі начальника бюро роботи з угодами і претензіями керівником відділу, співробітником або іншою особою, необхідно звернутися до
 
 
(служби персоналу, відділу кадрів, експертної комісії з Положень і посадових інструкцій тощо)
 
із заявкою на внесення змін і доповнень у положення. (Форму заявки надано в Додатку 1).
 
8.2. Внесена пропозиція розглядається підрозділом, зазначеним у п. 8.1. цього положення, протягом одного місяця від дня подачі заявки.
За результатами розгляду виноситься рішення:
- прийняти зміни чи доповнення,
- відправити на доопрацювання (із зазначенням терміну доопрацювання і виконавця),
- відмовити у прийнятті внесеної пропозиції (у цьому випадку заявнику надсилається обґрунтована відмова в письмовому вигляді).
 
8.3. Внесення змін і доповнень у положення затверджується
 
 
(технічним директором, заступником генерального директора, генеральним директором тощо)
 
за наданням
 
 
(менеджера по персоналі, начальника відділу кадрів, керівника експертної комісії з Положень і посадових інструкцій тощо)
 
 
 
 
 
 
Керівник структурного підрозділу
 
 
 
(підпис)
(прізвище, ініціали)
УЗГОДЖЕНО:
 
Начальник юридичного відділу
 
 
 
 
(підпис)
(прізвище, ініціали)
 
 
 
 
00.00.2000
 
 
 
 
 
З інструкцією ознайомлений:
 
 
 
(підпис)
(прізвище, ініціали)
 
00.00.00