Про архів
|
|
|
ЗАТВЕРДЖУЮ
|
|||||
|
|
|
|
|||||
|
(найменування підприємства, організації, установи)
|
|
(керівник підприємства, організації, установи)
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
||
|
ПОЛОЖЕННЯ
|
|
|
|
|
|||
|
00.00.0000
|
№ 00
|
|
(підпис)
|
|
(П.І.Б.)
|
||
|
|
|
|
|
|
00.00.0000
|
||
|
|
Про архів
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
||
1. Загальні положення архіву
1.1. Архів є самостійним структурним підрозділом підприємства.
1.2. Архів створюється і ліквідується наказом директора підприємства.
1.3. Архів підпорядковується безпосередньо директору підприємства.
1.4. Керівництво архіву:
1.4.1.Архів очолює завідувач, призначуваний на посаду наказом директора підприємства.
1.4.2.Завідувач архівом має ____ заступника (ів).
1.4.3.Обов'язки заступника (ів) визначаються (розподіляються) завідувачем архівом.
1.4.4.Заступник(и) і керівники структурних підрозділів в архіві, інші працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад наказом директора підприємства за наданням завідувача архівом.
2. Структура архіву
2.1. Склад і штатну кількість архіву затверджує директор підприємства виходячи з умов і особливостей діяльності підприємства за наданням завідувача архівом і за узгодженням з
|
|
|
(відділом кадрів; відділом організації й оплати праці)
|
2.2. До складу відділу входять
|
|
|
(структурні підрозділи, групи фахівців і ін.)
|
2.3. Завідувач архівом розподіляє обов'язки між співробітниками відділу і затверджує їхні посадові інструкції.
2.4. ...
3. Задачі і функції підрозділу
|
№
|
Задачі
|
Функції
|
|
3.1
|
Прийом документів на збереження.
|
Прийом, реєстрація, облік, систематизація документів структурних підрозділів, оброблених відповідно до установлених вимог.
Робота зі складання науково-довідкового апарату, що полегшує облік і використання архівних документів (описів, картотек, каталогів, оглядів, довідок, ін.).
Оформлення облікових документів (книг обліку надходження і вибуття справ, списків фондів, аркушів фондів)
|
|
3.2
|
Облік, забезпечення збереженості, створення науково-довідкового апарату, використання документів, що зберігаються в архіві.
|
Пошук необхідних документів.
Організація використання документів:
- інформування працівників про склад і зміст документів архіву;
- видача у встановленому порядку справ, чи документів копій документів для службового і наукового використання, для роботи в приміщенні архіву;
Інструктування працівників структурних підрозділів підприємства про порядок формування, підготовки і здачі документів в архів.
Контроль за вчасністю надходження в архів документів, завершених діловодством.
Роботи з експертизи цінності архівних документів, формування документів у справи для постійного і тимчасового збереження.
Складання описів справ для передачі документів у державні архіви, актів про знищення документів, терміни збереження яких минули.
Контроль за дотриманням у приміщеннях архіву умов, необхідних для забезпечення збереженості документів.
Робота по відновленню документів.
Облік документообігу і кількості справ, видача архівних довідок на основі даних, що маються в документах архіву.
Складання встановленої звітності.
Перевірка правильності обліку і збереження бланків суворої звітності.
|
|
3.3
|
Методичне керівництво роботою служб діловодства.
|
Розробка положень і інструкцій з ведення діловодства й організації архівної справи.
Робота з захисту інформації, що складає державну, комерційну і службову таємницю.
Розробка й узгодження з Державним архівом України графіків надання описів справ на розгляд експертно-перевірочної комісії і передачі документів на державне збереження.
|
|
3.4
|
Дотримання складу документів архіву
|
Архів зберігає:
Завершені діловодством документи постійного збереження, що мають соціальне, економічне, наукове, історичне, культурне значення, документи довгострокового (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років включно) терміну збереження, необхідні в практичній діяльності.
Документи по особовому складу підприємства і по особовому складу ліквідованих підрозділів.
Відомчі видання.
Страховий фонд особливо цінних документів, мікрофотокопії й інші копії документів, необхідні для практичної роботи.
Науково-довідковий апарат до документів архіву.
|
4. Регламентуючі документи
4.1. Зовнішні документи:
Законодавчі і нормативні акти.
4.2. Внутрішні документи:
Стандарти ЦО, Устав підприємства, Положення про підрозділ, Посадова інструкція, Правила внутрішнього трудового розпорядку.
5. Взаємодія архіву з іншими підрозділами
Для виконання функцій і реалізації прав, передбачених дійсним положенням, архів взаємодіє:
|
№
|
Підрозділ
|
Одержання
|
Надання
|
|
5.1
|
З канцелярією
|
- ведення діловодства;
- підготовки і представлення документів на збереження в архів;
- одержання і видачі документів, що підлягають копіюванню і розмноженню;
|
|
|
5.2
|
З усіма структурними підрозділами
|
- передачі документів і їхніх копій, довідок для використання в роботі підрозділів;
- пошуку необхідної інформації;
|
|
|
5.3
|
З господарським відділом; відділом матеріально-технічного постачання
|
- забезпечення оргтехнікою, устаткуванням, канцелярським приладдям, бланками документів;
- забезпечення ремонту оргтехніки, копіювально-розмножувального устаткування, ін.;
- ...
|
|
6. Права архіву
6.1. Архів має право:
6.1.1. Давати вказівки структурним підрозділам підприємства з питань, що відносяться до компетенції архіву і випливає з функцій, що перераховані в дійсному Положенні.
6.1.2. Запитувати від структурних підрозділів відомості, необхідні для роботи архіву, з урахуванням забезпечення виконання всіх покладених на архів задач і функцій.
6.1.3. Не приймати документи, підготовлені з порушенням установлених правил.
6.2. Завідувач архівом також має право:
6.2.1. Вносити пропозиції у відділ кадрів і керівництву підприємства про переміщення працівників архіву, їх заохочення за успішну роботу, а також пропозиції про накладення стягнень на працівників, що порушують трудову дисципліну.
6.2.2. Давати роз'яснення і рекомендації з питань, що входять у компетенцію архіву.
6.2.3. Підписувати і візувати документи, пов'язані з діяльністю архіву.
7. Відповідальність архіву
7.1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій, передбачених дійсним положенням, несе завідувач архівом.
7.2. На завідувача архівом покладається персональна відповідальність за:
7.2.1. Організацію діяльності архіву по виконанню покладених на нього задач і функцій.
7.2.2. Створення належних умов для використання документів, що знаходяться в архіві (оперативний пошук, підготовка приміщень для роботи з документами, виготовлення копій, ін.).
7.2.3. Збереженість прийнятих документів і виданих для користування документів.
7.2.4. Дотримання працівниками архіву трудової і виробничої дисципліни.
7.2.5. Забезпечення збереженості майна, що знаходитьсь в архіві, і дотримання правил пожежної безпеки.
7.2.6. Підбір, розміщення і діяльність співробітників архіву.
7.3. Відповідальність працівників архіву встановлюється посадовими інструкціями.
8. Заключні положення
8.1. При виявленні невідповідності якого-небудь пункту положення реальному стану справ в архіві керівником відділу, співробітником або іншою особою необхідно звернутися в
|
|
|
(службу персоналу, відділ кадрів, експертну комісію з положень і посадових інструкцій і т.д.)
|
із заявкою на внесення змін і доповнень у положення. (Форму заявки надано в Додатку 1).
8.2. Внесена пропозиція розглядається підрозділом, зазначеним у п. 8.1. цього положення, протягом одного місяця від дня подачі заявки.
За результатами розгляду виноситься рішення:
- прийняти зміни чи доповнення,
- відправити на доопрацювання (із зазначенням терміну доопрацювання і виконавця),
- відмовити у прийнятті внесеної пропозиції (у цьому випадку заявнику надсилається обґрунтована відмова в письмовому вигляді).
8.3. Внесення змін і доповнень у положення затверджується
|
|
|
(заступником генерального директора, генеральним директором і т.д.)
|
за наданням
|
|
|
(менеджера з персоналу, начальника відділу кадрів, керівника експертної комісії з Положень і посадових інструкцій і т.д.)
|
|
Керівник структурного підрозділу
|
|
|
|
|
|
(підпис)
|
(прізвище, ініціали)
|
|
|
УЗГОДЖЕНО:
|
|
||
|
Начальник юридичного відділу
|
|
||
|
|
|
|
|
|
(підпис)
|
(прізвище, ініціали)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
00.00.2000
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
З інструкцією ознайомлений:
|
|
|
|
|
|
(підпис)
|
(прізвище, ініціали)
|
|
|
|
00.00.00
|
|
|
