Документовод
|
|
|
ЗАТВЕРДЖУЮ
|
|||||
|
|
|
|
|||||
|
(найменування підприємства, організації, установи)
|
|
(керівник підприємства, організації, установи)
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
||
|
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
|
|
|
|
|
|||
|
00.00.0000
|
№ 00
|
|
(підпис)
|
|
(П.І.Б.)
|
||
|
Структурний підрозділ:
|
Канцелярія
|
|
|
||||
|
Посада:
|
Документовод
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
00.00.0000
|
||
|
|
|
|
|
|
|
||
1. Загальні положення
Дана посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність документовода.
Документовод відноситься до категорії фахівців.
Документовод призначається на посаду і звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом директора підприємства за поданням завідувача канцелярією.
Посадове підпорядкування:
|
1.4.1
|
Пряме підпорядкування
|
завідувачу канцелярії
|
|
1.4.2.
|
Додаткове підпорядкування
|
начальнику відділу забезпечення документами
|
|
1.4.3
|
Віддає розпорядження
|
−
|
|
1.4.4
|
Працівника заміщає
|
особа, призначена наказом директора підприємства, яка здобуває відповідні права і несе відповідальність за належне виконання покладених на неї обов'язків.
|
|
1.4.5
|
Працівник заміщає
|
−
|
2. Кваліфікаційні вимоги до документовода:
|
2.1.
|
Освіта*
|
вища професійна
|
|
2.2.
|
Досвід роботи
|
стаж роботи необов’язковий
|
|
2.3.
|
Знання
|
Постанови, розпорядження, накази, інші керівні і нормативні документи вищестоящих організацій стосовно документного забезпечення управління.
Порядок планування, проектування і технологію роботи на базі організаційної й обчислювальної техніки служб документного забезпечення управління.
Методи дослідження, аналізу, проектування і розвитку систем документування.
Порядок оформлення, класифікації, збереження, експертизи цінності документів.
Організацію архівної справи.
Нормативні і методичні документи по проектуванню й експлуатації автоматизованих інформаційних систем управління.
Основи програмування.
Методи проектування й актуалізації баз і банків даних.
Основи управління, ергономіки, соціальної психології, соціології.
Фахова освіта (за спеціальністю – документознавство).
Вітчизняний і закордонний досвід в області документного забезпечення управління.
Основи економіки, організації праці і управління.
Трудове законодавство.
Правила внутрішнього трудового розпорядку.
Правила і норми охорони праці.
|
|
2.4.
|
Навички
|
−
|
|
2.5.
|
Додаткові вимоги
|
−
|
* Для документовода II категорії необхідно мати вищу професійну освіту і стаж роботи на посаді документовода не менше 3 років;
Для документовода I категорії необхідно мати вищу професійну освіту і стаж роботи на посаді документовода II категорії не менше 3 років.
3. Документи, які регламентують діяльність документовода
3.1 Зовнішні документи:
Законодавчі і нормативні акти стосовно роботи, що виконується.
3.2 Внутрішні документи:
Статут підприємства, Накази і розпорядження директора підприємства (завідувача канцелярії); Положення про канцелярію, Посадова інструкція документовода, Правила внутрішнього трудового розпорядку.
4. Посадові обов'язки документовода
Документовод:
4.1. Розробляє і впроваджує технологічні процеси роботи з документами і документною інформацією на основі використання організаційної й обчислювальної техніки (облік, контроль виконання, оперативне збереження, довідкова робота).
4.2. Бере участь у плануванні, організації й удосконалюванні діяльності відділу документного забезпечення управління.
4.3. Контролює стан діловодства.
4.4. Підготовляє пропозиції по забезпеченню ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників відділу документного забезпечення.
4.5. Розробляє уніфіковані системи документації і табелі документів різного призначення і рівня управління, класифікатори документної інформації.
4.6. Організує впровадження систем ведення документації.
4.7. Вживає заходів по упорядкуванню складу документів і інформаційних показників, скороченню їхньої кількості й оптимізації документопотоків.
4.8. Бере участь у доборі документів, переданих на державне збереження, організації збереження й експертизі цінності документів.
4.9. Бере участь у постановці задач, проектуванні, експлуатації й удосконалюванні (у частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем і систем управління, а також у розробці новітніх інформаційних технологій (у тому числі безпаперових), що базуються на застосуванні обчислювальної і мікропроцесорної техніки, проектуванні й актуалізації баз і банків даних.
4.10. Вивчає й узагальнює передовий вітчизняний і закордонний досвід в області документного забезпечення управління, розробляє нормативно-методичні документи з питань документного забезпечення.
4.11. Бере участь у роботі з підбора, розміщенню і підвищенню кваліфікації кадрів відділу документного забезпечення.
4.12. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.
5. Права документовода
Документовод має право:
5.1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства стосовно його діяльності.
5.2. Подавати пропозиції з удосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими даною інструкцією обов'язками.
5.3. В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі недоліки в діяльності підприємства (структурного підрозділу, окремих працівників), виявлені у процесі виконання своїх посадових прав і обов'язків і вносити пропозиції по їх усуненню.
5.4. Запитувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника від керівників підрозділів і інших спеціалістів інформацію і документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.
5.5. Залучати спеціалістів усіх (окремих) структурних підрозділів до вирішення задач, покладених на нього (якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, якщо ні - то з дозволу керівника організації).
5.6. Вимагати від керівництва підприємства, свого безпосереднього керівника надання допомоги у виконанні обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією.
6. Відповідальність документовода
Документовод несе відповідальність:
6.1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією, - у межах, визначених чинним трудовим законодавством України.
6.2. За правопорушення, здійснені в процесі виконання своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним і цивільним законодавством України.
6.3. За причинені матеріальні втрати - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством України.
7. Умови роботи документовода
Режим роботи документовода визначається згідно з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, встановленими на підприємстві.
8. Умови оплати праці
Умови оплати праці документовода визначаються згідно з Положенням про оплату праці персоналу.
9 Кінцеві положення
Дана Посадова інструкція складена в двох екземплярах, один із яких зберігається у Підприємства, інший — у працівника.
Задачі, Обов'язки, Права і Відповідальність можуть бути уточнені відповідно до зміни Структури, Задач і Функцій структурного підрозділу і робочого місця.
Зміни і доповнення до даної Посадової інструкції вносяться наказом генерального директора підприємства.
|
Керівник структурного підрозділу
|
|
|
|
|
|
(підпис)
|
(прізвище, ініціали)
|
|
|
УЗГОДЖЕНО:
|
|
||
|
Начальник юридичного відділу
|
|
||
|
|
|
|
|
|
(підпис)
|
(прізвище, ініціали)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
00.00.0000
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
З інструкцією ознайомлений:
|
|
|
|
|
|
(підпис)
|
(прізвище, ініціали)
|
|
|
|
00.00.00
|
|
|
