Діловод (по вхідній кореспонденції)
|
|
|
ЗАТВЕРДЖУЮ
|
|||||
|
|
|
|
|||||
|
(найменування підприємства, організації, установи)
|
|
(керівник підприємства, організації, установи)
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
||
|
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
|
|
|
|
|
|||
|
00.00.0000
|
№ 00
|
|
(підпис)
|
|
(П.І.Б.)
|
||
|
Структурний підрозділ:
|
Відділ документного й інформаційного забезпечення
|
|
|
||||
|
Посада:
|
Діловод (по вхідній кореспонденції)
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
00.00.0000
|
||
|
|
|
|
|
|
|
||
1. Загальні положення
Дана посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність діловода по вхідній кореспонденції.
Діловод по вхідній кореспонденції відноситься до категорії технічних виконавців.
Діловод по вхідній кореспонденції призначається на посаду і звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом директора підприємства за поданням начальника відділу документного й інформаційного забезпечення.
Посадове підпорядкування:
|
1.4.1
|
Пряме підпорядкування
|
начальнику відділу документного й інформаційного забезпечення
|
|
1.4.2.
|
Додаткове підпорядкування
|
завідувачеві канцелярією, директору підприємства
|
|
1.4.3
|
Віддає розпорядження
|
−
|
|
1.4.4
|
Працівника заміщає
|
діловод
|
|
1.4.5
|
Працівник заміщає
|
діловода
|
2. Кваліфікаційні вимоги до діловода по вхідній кореспонденції:
|
2.1.
|
Освіта*
|
початкова професійна чи середня (повна) загальна
|
|
2.2.
|
Досвід роботи
|
без пред'явлення вимог до стажу роботи
|
|
2.3.
|
Знання
|
Нормативні правові акти, положення, інструкції, інші керівні матеріали і документи по веденню діловодства на підприємстві.
Основні положення Єдиної державної системи діловодства.
Структуру підприємства і його підрозділів.
Стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядницької документації.
Порядок контролю за проходженням службових документів і матеріалів.
Основи організації праці.
Правила експлуатації обчислювальної техніки
Законодавство про працю.
Правила внутрішнього трудового розпорядку.
Правила і норми охорони праці
|
|
2.4.
|
Навички
|
|
|
2.5.
|
Додаткові вимоги
|
спеціальна підготовка
|
3. Документи, які регламентують діяльність діловода по вхідній кореспонденції
3.1 Зовнішні документи:
Законодавчі і нормативні акти стосовно роботи, що виконується.
3.2 Внутрішні документи:
Статут підприємства, Накази і розпорядження директора підприємства (начальника відділу документного й інформаційного забезпечення); Положення про відділ документного й інформаційного забезпечення, Посадова інструкція діловода по вхідній кореспонденції, Інструкція з діловодства і роботи архіву на підприємстві, Правила внутрішнього трудового розпорядку.
4. Посадові обов'язки діловода по вхідній кореспонденції
4.1. Діловод, відповідальний за вхідну кореспонденцію:
4.1.1. Виконує роботи з обліку і реєстрації кореспонденції, що надійшла в організацію з органів державної влади, органів місцевого самоврядування, банків і інших організацій.
4.1.2. Забезпечує контроль за передачею зазначених документів керівництву і виконавцям.
4.1.3. Передає завідувачеві канцелярією (начальнику відділу документного забезпечення) кореспонденцію, що вимагає попереднього перегляду, іншу - виконавцям.
4.1.4. Направляє документи на виконання відповідно до резолюції керівництва.
4.1.5. Здійснює контроль (із прославленням необхідних відміток на картках) за проходженням і своєчасним поверненням виконавцями документів, що підлягають поверненню в канцелярію (відділ документного забезпечення), із усіма матеріалами по їх виконанню.
4.1.6. Формує документи і справи по закріпленій ділянці роботи і відповідно до затвердженої номенклатури.
4.1.7. Здійснює підготовку документів для наступного збереження і використання (експертиза цінності, оформлення справ, складання описів), передачу закінчених виробництвом справ в архів організації.
4.1.8. Бере участь у перевірках організації діловодства в структурних підрозділах організації.
4.1.9. Виконує окремі доручення завідувача канцелярією (начальника відділу документного забезпечення).
4.2. Діловод, відповідальний за вхідну кореспонденцію, представляє:
4.2.1. Зареєстровані документи, зазначені в п. 1, - завідувачеві канцелярією (начальнику відділу документного забезпечення).
4.2.2. Отримані документи з резолюцією керівництва - у бюро контролю і виконавцям.
5. Права діловода по вхідній кореспонденції
Діловод по вхідній кореспонденції має право:
5.1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства стосовно його діяльності.
5.2. Подавати пропозиції з удосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими даною інструкцією обов'язками.
5.3. В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі недоліки в діяльності підприємства (структурного підрозділу, окремих працівників), виявлені у процесі виконання своїх посадових прав і обов'язків і вносити пропозиції по їх усуненню.
5.4. Запитувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника від керівників підрозділів і інших спеціалістів інформацію і документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.
5.5. Залучати спеціалістів усіх (окремих) структурних підрозділів до вирішення задач, покладених на нього (якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, якщо ні - то з дозволу керівника організації).
5.6. Вимагати від керівництва підприємства, свого безпосереднього керівника надання допомоги у виконанні обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією.
6. Відповідальність діловода по вхідній кореспонденції
Діловод по вхідній кореспонденції несе відповідальність:
6.1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією, - у межах, визначених чинним трудовим законодавством України.
6.2. За правопорушення, здійснені в процесі виконання своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним і цивільним законодавством України.
6.3. За причинені матеріальні втрати - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством України.
7. Умови роботи діловода по вхідній кореспонденції
Режим роботи діловода по вхідній кореспонденції визначається згідно з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, встановленими на підприємстві.
8. Умови оплати праці
Умови оплати праці діловода по вхідній кореспонденції визначаються згідно з Положенням про оплату праці персоналу.
9 Кінцеві положення
Дана Посадова інструкція складена в двох екземплярах, один із яких зберігається у Підприємства, інший — у працівника.
Задачі, Обов'язки, Права і Відповідальність можуть бути уточнені відповідно до зміни Структури, Задач і Функцій структурного підрозділу і робочого місця.
Зміни і доповнення до даної Посадової інструкції вносяться наказом генерального директора підприємства.
|
Керівник структурного підрозділу
|
|
|
|
|
|
(підпис)
|
(прізвище, ініціали)
|
|
|
УЗГОДЖЕНО:
|
|
||
|
Начальник юридичного відділу
|
|
||
|
|
|
|
|
|
(підпис)
|
(прізвище, ініціали)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
00.00.0000
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
З інструкцією ознайомлений:
|
|
|
|
|
|
(підпис)
|
(прізвище, ініціали)
|
|
|
|
00.00.00
|
|
|
