Адміністратор офісу

Published by Jurist on Пнд, 01/05/2009 - 13:56

 
 
ЗАТВЕРДЖУЮ
 
 
 
(найменування підприємства, організації, установи)
 
(керівник підприємства, організації, установи)
 
 
 
 
 
 
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
 
 
 
 
00.00.0000
№ 00
 
(підпис)
 
(П.І.Б.)
Структурний підрозділ: 
Організаційно-аналітичний відділ
 
 
Посада:
Адміністратор офісу
 
 
 
 
 
 
 
00.00.0000 
 
 
 
 
 
 
 
 
1. Загальні положення
Дана посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність адміністратора офісу.
Адміністратор офісу відноситься до категорії фахівців.
Адміністратор офісу призначається на посаду і звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом директора підприємства.
Посадове підпорядкування:
1.4.1
Пряме підпорядкування
директору підприємства
1.4.2.
Додаткове підпорядкування
−
1.4.3
Віддає розпорядження
–
1.4.4
Працівника заміщає
особа, призначена директором підприємства
1.4.5
Працівник заміщає
−
 
 
2. Кваліфікаційні вимоги до адміністратора офісу:
2.1.
Освіта*
вища; середня професійна
2.2.
Досвід роботи
досвід господарської й адміністративної роботи не менш 1 року; 2 років; 3 років
2.3.
Знання
Розташування офісних приміщень.
Принципи планування й оформлення приміщень офісу.
Правила і методи організації роботи офісу.
Сферу діяльності працівників офісу.
Етику взаємин у робочій групі.
Стандарти діловодства.
Принципи організації постачання офісу.
Вимоги законодавства до господарських договорів і порядок їх укладення.
Технічне оснащення офісу.
Правила користування оргтехнікою.
Принципи взаємин з адміністрацією (комендатурою) будинку, у якому розташовуються офісні приміщення.
Основи естетики, етики і соціальної психології.
Правила внутрішнього трудового розпорядку.
Основи трудового законодавства.
Правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії і протипожежного захисту.
2.4.
Навички
−
2.5.
Додаткові вимоги
–
 
 
 
 
3. Документи, які регламентують діяльність адміністратора офісу
3.1 Зовнішні документи:
Законодавчі і нормативні акти стосовно роботи, що виконується.
3.2 Внутрішні документи:
Статут підприємства, Накази і розпорядження директора підприємства; Положення про організаційно-аналітичний відділ, Посадова інструкція адміністратора офісу, Правила внутрішнього трудового розпорядку.
 
 
 
 
4. Посадові обов'язки адміністратора офісу
Адміністратор офісу:
4.1. Забезпечує підготовку офісу до робочого дня (деактивування системи охоронної сигналізації, підключення офісної оргтехніки і підготовка її до експлуатації, забезпечення офісу канцтоварами і видатковими матеріалами).
4.2. Складає кошториси на матеріально-технічне забезпечення офісу.
4.3. Оформляє необхідні документи для укладення договорів на: постачання канцтоварів, видаткових матеріалів і інших товарно-матеріальних цінностей, необхідних для роботи офісу; технічне обслуговування і ремонт оргтехніки; інші послуги.
4.4. Здійснює контроль за оформленням приміщень, стежить за підготовкою і випуском рекламних і інших інформаційних матеріалів в офісі, призначених для видачі відвідувачам.
4.5. Забезпечує чистоту і порядок у приміщеннях офісу.
4.6. Здійснює контроль за правильною експлуатацією оргтехніки і раціональним використанням канцтоварів і видаткових матеріалів в офісі.
4.7. Встановлює контакти з експлуатаційними службами, комунальними організаціями для ресурсозабезпечення приміщень офісу, проведення ремонтних і інших робіт.
4.8. Забезпечує належний стан і експлуатацію приміщень офісу відповідно до правил і норм виробничої санітарії і протипожежного захисту.
4.9. Організує замовлення авіа- і залізничних квитків для співробітників офісу, диспетчеризацію автотранспорту.
4.10. Організує діловодство офісу, прийом вхідних дзвінків і керування вихідними дзвінками.
4.11. Організує ефективне і культурне обслуговування відвідувачів, забезпечує створення для них комфортних умов, консультує їх по адміністративних питаннях, надає інформаційні й інші матеріали (візитки, прайси, буклети, ін.).
4.12. Підготовляє матеріально-технічну базу для проведення складних переговорів з партнерами, клієнтами, іншими категоріями відвідувачів.
4.13. Веде облік відвідувачів.
4.14. Вживає заходи по запобіганню і ліквідації конфліктних ситуацій.
4.15. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.
4.16. Підготовляє офіс до закриття (відключає освітлення й оргтехніку, активує системи охоронної сигналізації, ін.).
 
 
5. Права адміністратора офісу
Адміністратор офісу має право:
5.1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства стосовно його діяльності.
5.2. Подавати пропозиції з удосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими даною інструкцією обов'язками.
5.3. В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі недоліки в діяльності підприємства (структурного підрозділу, окремих працівників), виявлені у процесі виконання своїх посадових прав і обов'язків і вносити пропозиції по їх усуненню.
5.4. Запитувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника від керівників підрозділів і інших спеціалістів інформацію і документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.
5.5. Залучати спеціалістів усіх (окремих) структурних підрозділів до вирішення задач, покладених на нього (якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, якщо ні - то з дозволу керівника організації).
5.6. Вимагати від керівництва підприємства, свого безпосереднього керівника надання допомоги у виконанні обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією.
 
6. Відповідальність адміністратора офісу
Адміністратор офісу несе відповідальність:
6.1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією, - у межах, визначених чинним трудовим законодавством України.
6.2. За правопорушення, здійснені в процесі виконання своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним і цивільним законодавством України.
6.3. За причинені матеріальні втрати - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством України.
 
7. Умови роботи адміністратора офісу
Режим роботи адміністратора офісу визначається згідно з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, встановленими на підприємстві.
 
8. Умови оплати праці
Умови оплати праці адміністратора офісу визначаються згідно з Положенням про оплату праці персоналу.
 
9    Кінцеві положення
      Дана Посадова інструкція складена в двох екземплярах, один із яких зберігається у Підприємства, інший — у працівника.
      Задачі, Обов'язки, Права і Відповідальність можуть бути уточнені відповідно до зміни Структури, Задач і Функцій структурного підрозділу і робочого місця.
     Зміни і доповнення до даної Посадової інструкції вносяться наказом генерального директора підприємства.
 
 
Керівник структурного підрозділу
 
 
 
(підпис)
(прізвище, ініціали)
УЗГОДЖЕНО:
 
Начальник юридичного відділу
 
 
 
 
(підпис)
(прізвище, ініціали)
 
 
 
 
00.00.0000
 
 
 
 
 
З інструкцією ознайомлений:
 
 
 
(підпис)
(прізвище, ініціали)
 
00.00.00