Адміністративний помічник

Published by Jurist on Пнд, 01/05/2009 - 13:47

 
 
ЗАТВЕРДЖУЮ
 
 
 
(найменування підприємства, організації, установи)
 
(керівник підприємства, організації, установи)
 
 
 
 
 
 
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
 
 
 
 
00.00.0000
№ 00
 
(підпис)
 
(П.І.Б.)
Структурний підрозділ: 
Організаційно-аналітичний відділ
 
 
Посада:
Адміністративний помічник
 
 
 
 
 
 
 
00.00.0000 
 
 
 
 
 
 
 
 
1. Загальні положення
Дана посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність адміністративного помічника.
Адміністративний помічник відноситься до категорії фахівців.
Адміністративний помічник призначається на посаду і звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом директора підприємства.
Посадове підпорядкування:
1.4.1
Пряме підпорядкування
директору підприємства
1.4.2.
Додаткове підпорядкування
−
1.4.3
Віддає розпорядження
–
1.4.4
Працівника заміщає
особа, призначена директором підприємства
1.4.5
Працівник заміщає
−
 
 
2. Кваліфікаційні вимоги до адміністративного помічника:
2.1.
Освіта*
вища; середня професійна (технічна, економічна, юридична, ін.)
2.2.
Досвід роботи
стаж адміністративної роботи не менш 2 років; 3 років у (вказати напрямок)
2.3.
Знання
Структуру керування підприємством.
Внутрішню і зовнішню політику підприємства.
Структуру й устаткування сучасного офісу.
Принципи представництва в державних органах, органах місцевого самоврядування, сторонніх організаціях.
Принципи і методи адміністрування.
Стандарти діловодства.
Основи етики й естетики.
Правила ділового спілкування.
Порядок систематизації, обліку і ведення документації з використанням сучасних інформаційних технологій.
Правила внутрішнього трудового розпорядку.
2.4.
Навички
−
2.5.
Додаткові вимоги
додаткова спеціальна освіта
 
 
 
 
3. Документи, які регламентують діяльність адміністративного помічника
3.1 Зовнішні документи:
Законодавчі і нормативні акти стосовно роботи, що виконується.
3.2 Внутрішні документи:
Статут підприємства, Накази і розпорядження директора підприємства; Положення про організаційно-аналітичний відділ, Посадова інструкція адміністративного помічника, Правила внутрішнього трудового розпорядку.
 
 
 
 
4. Посадові обов'язки адміністративного помічника
Адміністративний помічник:
4.1. Планує робочий день керівника (зустрічі, дзвінки, прийом, ін.).
4.2. Здійснює технічне забезпечення діяльності керівника (замовлення транспорту, квитків; організацію зустрічей, переговорів; ін.)
4.3. Виїжджає за завданням керівника в короткострокові відрядження для рішення питань, позначених керівником.
4.4. Супроводжує керівника на зустрічах, у поїздках, ін.
4.5. Бере участь у переговорах, ділових зустрічах, спеціальних прийомах; веде протоколи й інші документи, що оформляють хід і результат зустрічей, переговорів.
4.6. Здійснює зв'язок з підприємствами, державними органами й органами місцевого самоврядування для рішення питань, позначених керівником і не потребуючих особистої участі керівника.
4.7. З доручення керівника погоджує окремі питання з працівниками структурних підрозділів, доводить до них вказівки і розпорядження керівника; контролює виконання вказівок і розпоряджень.
4.8. Здійснює збір матеріалів і інформації, необхідних керівнику, підготовляє аналітичні, інформаційні, довідкові й інші матеріали і представляє їх керівнику.
4.9. Веде діловодство, одержує адресовані керівнику поштові і телеграфні відправлення, веде їх облік і реєстрацію, передає керівнику.
4.10. Веде запис на прийом до керівника, організує прийом відвідувачів.
4.11. Одержує з доручення керівника в державних органах, органах місцевого самоврядування документи й інформацію, необхідні керівнику.
4.12. Виконує разові доручення керівника по організації роботи персоналу по визначеному керівником напрямку.
4.13. Виконує інші доручення керівника в рамках службових відносин.
 
 
5. Права адміністративного помічника
Адміністративний помічник має право:
5.1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства стосовно його діяльності.
5.2. Подавати пропозиції з удосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими даною інструкцією обов'язками.
5.3. В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі недоліки в діяльності підприємства (структурного підрозділу, окремих працівників), виявлені у процесі виконання своїх посадових прав і обов'язків і вносити пропозиції по їх усуненню.
5.4. Запитувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника від керівників підрозділів і інших спеціалістів інформацію і документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.
5.5. Залучати спеціалістів усіх (окремих) структурних підрозділів до вирішення задач, покладених на нього (якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, якщо ні - то з дозволу керівника організації).
5.6. Вимагати від керівництва підприємства, свого безпосереднього керівника надання допомоги у виконанні обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією.
 
6. Відповідальність адміністративного помічника
Адміністративний помічник несе відповідальність:
6.1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених даною посадовою інструкцією, - у межах, визначених чинним трудовим законодавством України.
6.2. За правопорушення, здійснені в процесі виконання своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним і цивільним законодавством України.
6.3. За причинені матеріальні втрати - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством України.
 
7. Умови роботи адміністративного помічника
Режим роботи адміністративного помічника визначається згідно з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, встановленими на підприємстві.
 
8. Умови оплати праці
Умови оплати праці адміністративного помічника визначаються згідно з Положенням про оплату праці персоналу.
 
9    Кінцеві положення
      Дана Посадова інструкція складена в двох екземплярах, один із яких зберігається у Підприємства, інший — у працівника.
      Задачі, Обов'язки, Права і Відповідальність можуть бути уточнені відповідно до зміни Структури, Задач і Функцій структурного підрозділу і робочого місця.
     Зміни і доповнення до даної Посадової інструкції вносяться наказом генерального директора підприємства.
 
 
Керівник структурного підрозділу
 
 
 
(підпис)
(прізвище, ініціали)
УЗГОДЖЕНО:
 
Начальник юридичного відділу
 
 
 
 
(підпис)
(прізвище, ініціали)
 
 
 
 
00.00.0000
 
 
 
 
 
З інструкцією ознайомлений:
 
 
 
(підпис)
(прізвище, ініціали)
 
00.00.00